Создание сводных таблиц в Excel > Спринг Офис
Спринг Офис    

Создание сводных таблиц в Excel


Сводные таблицы Excel предоставляют возможность пользователям в одном месте группировать значительные объемы информации, содержащейся в громоздких таблицах, а также составлять комплексные отчеты. При этом, значения сводных таблиц обновляются автоматически при изменении значения любой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как создать сводную таблицу в программе Microsoft Excel.

Скачать последнюю версию Excel

Содержание

Создание сводной таблицы обычным способом

Хотя, мы будем рассматривать процесс создания сводной таблицы на примере программы Microsoft Excel 2010, но данный алгоритм применим и для других современных версий этого приложения.

За основу возьмем таблицу выплат заработной платы работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата выплаты, и сумма выплаты. То есть, каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строчка таблицы. Нам предстоит сгруппировать хаотично расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу. При этом, данные будут браться только за третий квартал 2016 года. Посмотрим, как это сделать на конкретном примере.

Прежде всего, преобразуем исходную таблицу в динамическую. Это нужно для того, чтобы в случае добавления строк и других данных, они автоматически подтягивались в сводную таблицу. Для этого, становимся курсором на любую ячейку таблицы. Затем, в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Выбираем любой понравившийся стиль таблицы.

Далее, открывается диалоговое окно, которое нам предлагает указать координаты расположения таблицы. Впрочем, по умолчанию, координаты, которые предлагает программа и так охватывает всю таблицу. Так что нам остается только согласиться, и нажать на кнопку «OK». Но, пользователи должны знать, что при желании, они тут могут изменить параметры охвата области таблицы.

После этого, таблица превращается в динамическую, и авторастягивающуюся. Она также получает имя, которое при желании пользователь может изменить на любое удобное ему. Просмотреть или изменить имя таблицы можно во вкладке «Конструктор».

Для того, чтобы непосредственно начать создание сводной таблицы, переходим во вкладку «Вставка». Перейдя, жмем на самую первую кнопку в ленте, которая так и называется «Сводная таблица». После этого, открывается меню, в котором следует выбрать, что мы собираемся создавать, таблицу или диаграмму. Жмем на кнопку «Сводная таблица».

Открывается окно, в котором нам опять нужно выбрать диапазон, или название таблицы. Как видим, программа уже сама подтянула имя нашей таблицы, так что тут ничего больше делать не нужно. В нижней части диалогового окна можно выбрать место, где будет создавать сводная таблица: на новом листе (по умолчанию), или же на этом же. Конечно, в большинстве случаев, намного удобнее использовать сводную таблицу на отдельном листе. Но, это уже индивидуальное дело каждого пользователя, которое зависит от его предпочтений, и поставленных задач. Мы же просто жмем на кнопку «OK».

После этого, на новом листе открывается форма создания сводной таблицы.

Как видим, в правой части окна расположен список полей таблицы, а ниже четыре области:

  1. Названия строк;
  2. Названия столбцов;
  3. Значения;
  4. Фильтр отчёта.

Просто, перетаскиваем мышкой нужные нам поля таблицы в соответствующие нашим потребностям области. Тут не существует какого-либо четкого установленного правила, какие поля следует перемещать, ведь все зависит от таблицы-первоисточника, и от конкретных задач, которые могут меняться.

Итак, в данном конкретном случае, мы переместили поля «Пол» и «Дата» в область «Фильтр отчёта», поле «Категория персонала» в область «Названия столбцов», поле «Имя» в область «Название строк», поле «Сумма заработной платы» в область «Значения». Нужно отметить, что все арифметические расчеты данных подтянутых из другой таблицы возможны только в последней области. Как видим, во время того, как мы проделывали данные манипуляции с переносом полей в области, соответственно изменялась и сама таблица в левой части окна.

Получилась вот такая сводная таблица. Над таблицей отображаются фильтры по полу и дате.

Настройка сводной таблицы

Но, как мы помним, в таблице должны остаться данные только за третий квартал. Пока же отображаются данные за весь период. Для того, что бы привести таблицу к нужному нам виду, кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В появившемся окошке устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Далее, снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае, это всего лишь одна дата. Жмем на кнопку «OK».

Таким же образом, мы можем воспользоваться фильтром по полу, и выбрать для отчёта, например, только одних мужчин.

После этого, сводная таблица приобрела такой вид.

Чтобы продемонстрировать, что управлять данными в таблице можно как угодно, снова открываем форму списка полей. Для этого переходим во вкладку «Параметры», и жмем на кнопку «Список полей». Затем, перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в область «Название строк», а между полями «Категория персонала» и «Пол», производим обмен областями. Все операции выполняем с помощью простого перетягивания элементов.

Теперь, таблица имеет совсем другой вид. Столбцы делятся по полам, в строках появилась разбивка по месяцам, а фильтровать таблицу теперь можно по категории персонала.

Если же в списке полей название строк переместить, и поставить выше дату, чем имя, тогда именно даты выплат будут подразделяться на имена сотрудников.

Также, можно отобразить числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого, выделяем ячейку с числовым значением в таблице, переходим во вкладку «Главная», жмем на кнопку «Условное форматирование», переходим в пункт «Гистограммы», и выбираем понравившийся вид гистограммы.

Как видим, гистограмма появляется только в одной ячейке. Для того, чтобы применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим переключатель в позицию «Ко всем ячейкам».

Теперь, наша сводная таблица приобрела презентабельный вид.

Создание сводной таблицы с помощью Мастера сводных таблиц

Создать сводную таблицу можно, применив Мастер сводных таблиц. Но, для этого сразу нужно вывести данный инструмент на Панель быстрого доступа.Переходим в пункт меню «Файл», и жмем на кнопку «Параметры».

В открывшемся окне параметров, переходим в раздел «Панель быстрого доступа». Выбираем команды из команд на ленте. В списке элементов ищем «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Выделяем его, жмем на кнопку «Добавить», а потом на кнопку «OK» в правом нижнем углу окна.

Как видим, после наших действий, на Панели быстрого доступа появился новый значок. Кликаем по нему.

После этого, открывается мастер сводных таблиц. Как видим, мы имеем четыре варианта источника данных, откуда будет формироваться сводная таблица:

  • в списке или в базе данных Microsoft Excel;
  • во внешнем источнике данных (другой файл);
  • в нескольких диапазонах консолидации;
  • в другой сводной таблице или в сводной диаграмме.

Внизу следует выбрать, что мы собираемся создавать, сводную таблицу или диаграмму. Делаем выбор и жмем на кнопку «Далее».

После этого, появляется окно с диапазоном таблицы с данными, который при желании можно изменить, но нам этого делать не нужно. Просто жмем на кнопку «Далее».

Затем, Мастер сводных таблиц предлагает выбрать место, где будет размещаться новая таблица на этом же листе или на новом. Делаем выбор, и жмем на кнопку «Готово».

После этого, открывается новый лист в точности с такой же формой, которая открывалась при обычном способе создания сводной таблицы. Поэтому, отдельно останавливаться на ней нет смысла.

Все дальнейшие действия выполняются по тому же алгоритму, который был описан выше.

Как видим, создать сводную таблицу в программе Microsoft Excel можно двумя способами: обычным способом через кнопку на ленте, и с помощью Мастера сводных таблиц. Второй способ предоставляет больше дополнительных возможностей, но в большинстве случаев, функционала первого варианта вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Сводные таблицы могут формировать данные в отчеты по практически любым критериям, которые укажет пользователь в настройках.



Отзывы (через Facebook):

Оставить отзыв с помощью аккаунта FaceBook:

Спринг Офис - все об офисных принадлежностях и офисных приложениях. Хотите понять, зачем нужны термоэтикетки, или как удалить переносы строк в Excel? Это к нам!